Travailler avec Bernard, notre partenaire en Chine

Sourcer, contrôler, emballer, expédier. Voici comment se déroule concrètement la relation avec l'agent qui traite nos commandes en Chine, du premier branchement de la boutique jusqu'au packaging personnalisé et à la TVA à l'import.

Qui est HAO E-COMMERCE ?

HAO E-COMMERCE est un agent chinois qui joue quatre rôles à la fois :

• sourceur et deviseur ;
• entrepôt logistique ;
• contrôle qualité ;
• expédition des colis dans le monde entier.

Souvent vous m'entendrez dire « Bernard » : c'est le nom international du gérant de la société. C'est une équipe complète de plusieurs dizaines de personnes qui travaillent avec lui au quotidien, sur la relation client comme sur le suivi des colis et le contrôle qualité.

Ce n'est pas un fabricant. Il nous met en relation avec des usines et il supervise les opérations. Il gagne sa vie au volume de colis, en prenant un service fee sur chaque commande.

L'organigramme de l'équipe

Voici comment la société était organisée en septembre 2024 : relation client et sourcing, achats, entrepôts, service après-vente, informatique et ressources humaines.

Connecter la boutique au fournisseur

Pour relier votre site e-commerce aux équipes de HAO, ils ont développé leur propre outil : Flowpallet. Vous l'avez peut-être connu sous son ancien nom, FB Ali : c'est le même service, refondu et considérablement enrichi depuis.

Une fois la connexion faite, dès qu'un client achète sur votre boutique, la commande remonte automatiquement dans le système de HAO E-COMMERCE et ils peuvent la traiter.

Une fois la relation ouverte, le branchement technique prend quelques minutes : vous créez dans votre boutique une clé API en lecture et écriture au nom de Flowpallet, puis vous la renseignez dans l'outil. Les deux documentations officielles, en anglais, valent pour Shopify comme pour WooCommerce :

Ces deux documents datent de l'époque où l'outil s'appelait FB Ali. Le principe de connexion n'a pas bougé, seuls les noms d'écran ont changé.

Communiquer avec HAO

Je crée un groupe WhatsApp avec Bernard et ses équipes pour démarrer la relation. Si vous n'avez pas encore le vôtre, écrivez-moi pour que je le crée. Je reste dans le groupe pour vous assister et suivre le déroulement du projet.

Dans ce groupe, vous posez vos questions, vous remontez les cas de SAV, vous partagez les réceptions clients, vous demandez des améliorations de produit ou de packaging.

À partir du moment où vous faites beaucoup de volume, et donc beaucoup de messages dans le groupe, je vous invite à créer deux canaux distincts pour y voir plus clair :

• un pour le SAV et la qualité ;
• un pour l'administration et les factures.

Faire le suivi des commandes

Les numéros de suivi n'ont pas à être saisis à la main. La chaîne est automatique :

• HAO ajoute les numéros de tracking via votre compte Flowpallet ;
• ils sont synchronisés directement sur la commande dans votre boutique ;
• ils sont ensuite envoyés à AfterShip (environ 9 $ par mois).

Connaître les prix d'achat

• Sur les factures mensuelles ou hebdomadaires, l'équipe de HAO donne un prix par commande.
• Pour connaître les prix par produit, il suffit d'envoyer un fichier avec le listing des produits.
• L'équipe renvoie le fichier complété avec, par unité de produit vendu, le prix d'achat, le prix de livraison et le service price.

Payer les factures

• Je vous recommande d'envoyer de l'argent chez HAO E-COMMERCE dès le début de la relation. Pas beaucoup : 1 000 ou 1 500 € pour commencer. Cela vous donne un solde positif chez le fournisseur, et ils traitent vos commandes sans avoir à avancer d'argent.
• Les factures arrivent sur WhatsApp de façon hebdomadaire. Vous pouvez demander une facture mensuelle si vous préférez.
• Pensez à préciser les informations dont votre comptable a besoin : en Chine, les obligations de facturation sont moins strictes qu'ici.
• Je vous recommande de payer par virement, en dollars ou en euros. HAO E-COMMERCE dispose de plusieurs comptes pour gérer les différentes devises. Demandez les coordonnées bancaires en EUR ou en USD sur votre groupe WhatsApp.

Améliorer le packaging et l'expérience client

Une fois que vous faites des ventes et que vous avez atteint la rentabilité mensuelle, vous pouvez commencer à investir dans l'expérience client. Le premier pas, selon moi : acheter des emballages ou des surboîtes, et des cartes de remerciement.

Tout est possible. Prenez une photo, un exemple vu en boutique, et demandez à votre partenaire en Chine de créer quelque chose de similaire. Allez-y étape par étape, de façon incrémentale, pour ne pas dépenser trop d'argent par rapport à ce que vous générez et vous limiter dans votre croissance.

Quand faire du stock

• Je vous recommande de faire un stock tampon des best-sellers que vous vendez tous les mois : une fois le volume mensuel.
• Vous laissez ce stock en Chine. Les équipes de Bernard expédient alors beaucoup plus vite les colis de vos clients.
• Pour commencer à gagner de l'argent à l'achat, il faut acheter 100 pièces ou plus. Selon votre niche et vos best-sellers, soyez patient avant d'investir dans du stock.
• Vous vous rendrez compte, selon votre niche, que les frais de livraison Chine vers France représentent une part importante du coût du produit. C'est à ce moment-là, si vous avez la trésorerie, qu'il devient intéressant de faire du stock et de l'amener en France.
• HAO E-COMMERCE a la possibilité de stocker en France et propose ce service.

Les usines et la qualité

• Pour un même produit, il existe cinq niveaux de qualité différents, et même plus.
• Faites confiance à vos partenaires, ils connaissent leur marché.
• Proposez des alternatives repérées sur Alibaba pour ouvrir la discussion.

Quels transporteurs utiliser

• Vous devez apprendre à comprendre comment fonctionne la Chine, et comment fonctionne chaque intermédiaire du business.
• Selon votre niche, la taille et le poids de vos colis, le transporteur sera différent.
• Le mieux est de travailler avec YunExpress en aérien. C'est avec ce type de transport express que nous livrons en 5 à 7 jours de la Chine vers la France.
• Pour les batteries, les couteaux, les colis lourds ou de grand format, il faut passer par d'autres transporteurs : demandez des devis et des recommandations à vos partenaires.

Gérer un produit non vendu en domestique, réservé à l'export

Il arrive assez souvent que des usines ou des producteurs chinois créent une marque et la vendent sur AliExpress. Ces vendeurs n'acceptent parfois pas de travailler avec la Chine et ne font que de l'export vers l'extérieur, ce qui leur permet en général de vendre plus cher.

Les solutions possibles, dans notre ordre de préférence :

1. Passer les commandes via AliExpress vous-même.
2. Passer les commandes via AliExpress en confiant une carte bancaire à HAO E-COMMERCE.
3. Insister auprès du fournisseur pour acheter en gros, et lui demander comment travailler ensemble.
4. Acheter un modèle similaire chez un autre fournisseur et le modifier sur votre fiche produit.

Gérer une rupture de stock

Il est probable qu'un produit présent sur votre boutique ne soit pas disponible et que les équipes de HAO ne le trouvent pas.

Plusieurs raisons possibles :

• produit en rupture chez les fabricants ;
• produit saisonnier qui n'est plus fabriqué ;
• produit indisponible en dropshipping, qui demande une quantité minimum et une production (MOQ) ;
• produit réservé à un revendeur AliExpress qui ne veut pas vendre en Chine mais uniquement à l'export ;
• produit disponible uniquement sur AliExpress.

Dans ce cas de figure, voici les questions que je pose à mon partenaire pour comprendre le problème et le résoudre :

• Can we find the same product with another supplier ?
• Can we make a small stock to order it ? Do they have special conditions for orders ?
• How much stock do we have left ?
• Can we find a very similar product ?

Les solutions à notre disposition, par ordre de préférence :

1. Trouver le produit chez d'autres fournisseurs ou grossistes en Chine, via Alibaba, AliExpress et HAO.
2. Faire un petit stock du produit pour l'avoir à disposition. Assurez-vous de faire des ventes avant de choisir cette option.
3. Changer le produit de la fiche pour un produit très similaire. Assurez-vous de bien communiquer avec l'agent pour qu'il le change aussi dans sa base de données.
4. Mettre le produit en rupture de stock sur votre site.
5. Faire une redirection 301 vers un produit très similaire déjà présent sur votre site.

Numéro IOSS, douanes et TVA

Comment gérer votre douane et votre TVA

Aujourd'hui, vous pouvez gérer votre TVA à l'import et sur la vente des produits au guichet unique. Il faut demander un numéro IOSS, que vous ajouterez sur vos colis en le transmettant au fournisseur, afin de passer les douanes. Parlez-en à votre comptable.

Comment gérer votre TVA et vos douanes quand vous êtes à l'étranger

• Si vous n'avez pas d'IOSS, ou pas la possibilité d'en obtenir un, demandez à l'agent : il ajoutera le sien sur les commandes et vos colis passeront les douanes sans problème. Il vous facturera un petit frais pour cela, de l'ordre de 0,2 à 1 $ par colis selon le prix d'achat du produit.
• Vous pourrez ensuite déclarer vos ventes sur les plateformes de TVA pour reverser la TVA perçue, avec votre comptable.